Politika trauksmes celšanai

1. Ievads

Uzņēmums Daikin ir apņēmies vadīt uzņēmējdarbību atklātā veidā. Mēs tiecamies sasniegt pilnīgu juridisko atbilstību neatkarīgi no tā, kur mēs darbojamies. Visā Daikin Europe grupā darbiniekiem jāievēro grupas korporatīvās ētikas kodekss, kura mērķis ir veicināt pienācīgu uzvedību un nodrošināt, lai darba vietā netiktu veiktas nelegālas darbības. Mūsu korporatīvās ētikas principi katrai valstij un biznesa sektoram, kurā darbojamies, ir vienādi. Mūsu korporatīvo ētiku varat atrast mūsu interneta vietnē www.daikin.eu.

Aicinām ikvienu uzdot jautājumus vai paust bažas un ziņot par (potenciāli) neētisku vai nelikumīgu rīcību mūsu uzņēmējdarbības praksē. Daikin Europe grupa garantē, ka iesniegtie pārskati tiek apstrādāti konfidenciāli.

Šajā politikā mēs izskaidrojam, kā jūs varat iesniegt ziņojumu un kā mēs veicam izmeklēšanu pēc ziņojuma iesniegšanas. Mēs arī izskaidrojam to, kāda aizsardzība tiek piedāvāta ziņojumu iesniedzējiem.

2. Kurš var iesniegt ziņojumu?

Ikviens var ziņot par iespējamu vai novērotu pārkāpumu Daikin Europe grupā: darbinieki, kā arī ārējās ieinteresētās puses, piemēram, darbuzņēmēji, konsultanti, pakalpojumu sniedzēji, aģenti, klienti u.c.

3. Kur es varu iesniegt ziņojumu?

Pastāv vairāki veidi, kā ziņot. Sev piemērotāko ziņošanas veidu varat izvēlēties pats.

• Varat ziņot savai Daikin kontaktpersonai.

• Varat iesniegt ziņojumu, izmantojot trauksmes celšanas uzticības līniju, kas ir pieejama 24 stundas diennaktī. Uzticības līnija pieņem ziņojumus tiešsaistes veidlapas veidā vai pa tālruni jums vēlamajā valodā. Uzticības līnijai var piekļūt, izmantojot šo saiti: https://daikineurope.ethicspoint.com
  Lai turpinātu izveidot ziņojumu, piekļūstiet saitei un pārejiet uz sadaļu „Ziņojuma izveide”.
  Izvēlieties savu valsti un norādiet vēlamo ziņošanas metodi – tiešsaistes veidlapu vai tālruņa zvanu. Izvēloties tālruņa zvanu, parādīsies tālruņa numurs ar jūsu valsts kodu.
  Jebkurā gadījumā jūs saņemsiet lietotāja ID un paroli. Jautājumi un saziņa ar jums tiks veikta caur platformu. Platformā varat atgriezties jebkurā laikā, lai atstātu dokumentus vai papildu jautājumus.
• Dažās valstīs mums ir īpašs ziņošanas kanāls, kas pieejams vietējās filiāles tīmekļa vietnē2.

4. Vai es varu ziņot anonīmi?

Šāda iespēja ir pieejama, tomēr dažās valstīs tas var nebūt legāli iespējams3. Par incidentiem var ziņot anonīmi, taču dažās valstīs tas, iespējams, nav atļauts. Mēs lūdzam sniegt pietiekamu detalizētu un faktisku informāciju, lai mēs ziņojumu varētu izmeklēt efektīvi.

5. Par kāda veida incidentiem es varu ziņot?

Varat ziņot par jebkāda veida bažām, kurām vēlaties pievērst mūsu uzmanību, bet šīs politikas mērķis ir saņemt ziņojumus par Daikin Europe grupas korporatīvās ētikas vai likuma pārkāpumiem vai aizdomām par tiem. Šādi pārkāpumi var būt, piemēram, cilvēktiesību pārkāpumi, konkurences tiesību pārkāpumi, noziedzīgi nodarījumi vai kaitējuma nodarīšana videi.

6. Vai, ziņojot par incidentu, es iegūstu aizsardzību?

Daikin ir apņēmies jūs pasargāt no jebkādām nepatīkamām situācijām vai zaudējumiem, pat ja pēc izmeklēšanas izrādīsies, ka pārkāpums nav noticis. Mēs neatbalstām nekāda veida pretdarbības (atlaišanu, paaugstināšanas amatā atteikumu, atstādināšanu no amata…) pret personām, kuras ziņo godprātīgi un ar pamatu uzskata, ka ir noticis pārkāpums.

Taču, ja apzināti ziņosiet par nepatiesu informāciju vai to publiski izpaudīsiet, jums var draudēt sods. Jums var arī tikt pieprasīts atlīdzināt zaudējumus, kas radušies nepatiesas ziņošanas vai nepatiesas informācijas publiskošanas rezultātā.

7. Kā mēs aizsargājam konfidencialitāti.

Daikin ar konfidencialitāti attiecas uz visiem ziņojumiem, to saturu, ziņojošajām personām un citu iesaistīto personu identitāti. Mēs izmantosim jūsu ziņojumu, lai veiktu izmeklēšanu un īstenotu jebkādus pasākumus saistībā ar izmeklēšanas iznākumu.

Informāciju par faktiem vai bažām mēs drīkstam izpaust kādas iestādes uzsāktas tiesvedības vai citas procedūras ietvaros. Mēs varam arī izpaust informāciju, ja tiek nolemts, ka par pārkāpumu ir jāziņo atbildīgajām iestādēm un/vai ka tiks iesniegta oficiāla sūdzība.

Ziņojuma saturu mēs varam izpaust arī vadībai un/vai mūsu ārējiem padomdevējiem.

8. Kas notiek pēc ziņojuma iesniegšanas?

Mēs visus ziņojumus uztveram nopietni, un tie tiek izmeklēti rūpīgi.

Daikin Europe grupas Revīzijas komiteja vai – kur to pieprasa likums – vietējais pārstāvis ir atbildīgs par saņemto ziņojumu izmeklēšanu. Revīzijas komiteja / vietējais pārstāvis pēc ziņojuma saņemšanas veic šādas darbības:

• Revīzijas komiteja ziņojošajai personai 7 dienu laikā nosūta saņemšanas apliecinājumu.
• Pēc tam Revīzijas komiteja izlemj, vai ziņojums ir pieņemams. Ja ziņojums nav pieņemams, jo uz to neattiecas šī politika, Revīzijas komiteja informē ziņotāju.
• Ja ziņojums ir pieņemams, Revīzijas komiteja veic izmeklēšanu.
  • Revīzijas komiteja var lūgt citu, piemēram, meitasuzņēmumu vai uzņēmuma struktūrvienību, palīdzību.
  • Revīzijas komiteja var intervēt darbiniekus un/vai trešās personas, kas varētu zināt par ziņoto incidentu.
  • Revīzijas komiteja izskatīs dokumentus, kas attiecas uz ziņoto incidentu.

• Pēc izmeklēšanas pabeigšanas Revīzijas komiteja pieņem lēmumu.
  • Ja tiek apstiprināts, ka ziņojums ir patiess, Revīzijas komiteja veic atbilstošas darbības, lai atrisinātu identificēto problēmu.
  • Ja netiek apstiprināts, ka incidents ir noticis, ziņojums tiek noraidīts.

• Revīzijas komiteja ziņojošo personu par iznākumu informē 3 mēnešu laikā.

Revīzijas komiteja pilnībā atzīst jebkuras izmeklēšanā iesaistītās personas tiesības uz aizstāvību. Šīs personas saņems informāciju par faktiem vai bažām un tiks uzklausītas.

Korporatīvās ētikas pārkāpums var būt par iemeslu disciplinārsodam vai darba attiecību izbeigšanai. Ja pārkāpumu izdara trešā persona, mēs varam izbeigt līgumattiecības ar šo personu vai tās darba devēju.

9. Kā mēs ievērojam datu aizsardzības likumus.

Ziņojumu izmeklēšanā ir iekļauta arī personu datu apstrāde. Atkarībā no incidenta Daikin Europe grupa var ievākt datus, piemēram, vārdus, kontaktinformāciju, amatu nosaukumus, sistēmas piekļuves žurnālus un detalizētu informāciju, kas saistīta ar incidentu.5

Mēs saglabājam jūsu personas datus izmeklēšanas laikā. Mēs varam tos paturēt arī kādu laiku pēc tam, pamatojoties uz mūsu riska novērtējumu un juridiskajām prasībām, bet ne ilgāk kā tas atļauts saskaņā ar piemērojamiem tiesību aktiem. Konkrētiem datu tipiem (piemēram, piekļuves žurnāliem) var piemērot īsākus saglabāšanas periodus. Mēs varam saglabāt datus ilgāku laiku, pamatojoties uz likumīgām interesēm, piemēram, iespējamai turpmākai tiesvedībai vai reglamentējošai izmeklēšanai, bet mēs to darīsim saskaņā ar principiem par datu minimāla iespējamā apjoma vākšanu un jūsu tiesībām.

Lūdzu, ņemiet vērā, ka jums ir tiesības:

• Piekļūt saviem personas datiem un saņemt kopiju.
• Labot neprecīzus vai nepilnīgus personas datus.
• Noteiktās situācijās dzēst savus personas datus.
• Ierobežot savu personas datu apstrādi.
• Iebilst pret savu personas datu apstrādi, pamatojoties uz likumīgām interesēm.
• Iegūt savus personas datus portatīvā formātā.
• Iesniegt sūdzību tās valsts datu aizsardzības iestādē, kurā ir ziņots par incidentu.

Lai saņemtu detalizētus paskaidrojumus un izmantotu savas tiesības, lūdzu, sazinieties ar datu aizsardzības koordinatoriem pa e-pasta adresi: dpc@daikineurope.com.

Lai saņemtu detalizētu informāciju par mūsu datu aizsardzības praksi, lūdzu, skatiet mūsu Datu aizsardzības politiku4.

10. Trauksmes celšanas procedūra un aizsardzība Eiropas Savienībā

Eiropas Savienībā ES dalībvalstu tiesību akti un tā sauktā ES direktīva5 nodrošina aizsardzību personām, kuras ziņo par (iespējamiem) tiesību aktu pārkāpumiem („trauksmes celšana”).

Nosacījumi šādas aizsardzības ieguvei ir norādīti tālāk. Lūdzu iepazīties ar piemērojamo tiesību aktu konkrētajām prasībām:

• jums jābūt pamatotam iemeslam uzskatīt, ka informācija ziņošanas brīdī bija patiesa un ka šāda informācija ietilpst likuma piemērošanas jomā;
• Jūs ziņojāt iekšēji vai ārēji vai publiskojāt informāciju saskaņā ar likumu.

Iekšējā ziņošana nozīmē, ka izmantojāt vienu no Daikin Europe grupas ziņošanas kanāliem. Tos ieteicams izmantot vispirms.

Ārēja ziņošana nozīmē, ka jūs iesniedzat ziņojumu ES dalībvalsts kompetentajām iestādēm. Šīs kompetentās iestādes ir uzskaitītas 1. pielikumā. Ārējo ziņošanas kanālu varat izmantot pēc tam, kad esat ziņojis, izmantojot Daikin Europe grupas iekšējo kanālu, un šis iekšējais kanāls nedarbojās pareizi.

Informācijas izpaušana nozīmē, ka jūs ziņojat tieši sabiedrībai, izmantojot, piemēram, tiešsaistes platformu vai sociālos tīklus, vai plašsaziņas līdzekļus. Izpaužot informāciju, jūs varat iegūt aizsardzību, ja:

• vispirms ziņojāt iekšēji vai ārēji, bet pārkāpums netiek izmeklēts vai arī netika veiktas atbilstošas darbības;
• vai arī jums ir pamatots iemesls uzskatīt, ka pastāv nenovēršami vai acīmredzami draudi sabiedrības interesēm vai ārējas ziņošanas gadījumā pastāv pretdarbības risks.
  

Ne visi jautājumi, kas ietilpst korporatīvās ētikas jomā, ir trauksmes celšana. Mēs tos saucam par „ētikas jautājumiem”. Likumā paredzētā aizsardzība personai, kas izvirza ētikas jautājumu, nav tāda pati kā trauksmes cēlējiem. Tomēr Daikin Europe grupa attiecībā uz ziņotajiem ētikas jautājumiem izturēsies vienādi: šīs politikas vadlīnijas un procesi attiecas uz visiem ziņojumiem, ko mēs saņemam, neatkarīgi no tā, vai tas ir trauksmes celšanas vai ētikas jautājums.

11. Jautājumi

Ja jums ir kādi jautājumi, varat sazināties ar K. Vinki, Daikin Europe N.V. direktori un galveno juridisko speciālisti.

Pasts: vyncke.c@daikineurope.com

1. pielikums: attiecīgās kompetentās iestādes, kas var saņemt ārējus ziņojumus

1. Daikin Europe grupā ietilpst Daikin Europe N.V. un Daikin Europe Coordination Center N.V, to filiāles un meitasuzņēmumi, kā arī šo filiāļu un meitasuzņēmumu attiecīgās filiāles un meitasuzņēmumi.

2. Skatiet Itālijā reģistrēto struktūru tīmekļa vietnes.

3. Atrodoties Čehijā vai Ungārijā vai ziņojot par notikumiem šajās valstīs, pirms anonīmas ziņošanas jums jākonsultējas ar ekspertiem, jo anonīma ziņošana var neatbilst valsts tiesību aktos paredzētajai aizsardzību.

4. https://www.daikin.eu/en_us/data-protection-policy.html

5. Eiropas Parlamenta un Padomes Direktīva (ES) 2019/1937 (2019. gada 23. oktobris) par to personu aizsardzību, kuras ziņo par Savienības tiesību aktu pārkāpumiem